EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
El proceso administrativo se puede definir como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:
Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, este desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes.
De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la Dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Aparte, George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la
estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar
sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos
y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el
administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo
parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para
armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las
metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos
de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la
organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a
cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto
cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el
empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de
alcanzar metas establecidas por la organización.
Planeación
En la organización, la planeación es el proceso de establecer metas y
elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden
saber cómo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni
siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir
con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y
sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber
cuándo ni dónde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio
fútil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización.
La planeación es fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la empresa esté orientada al futuro
2.- Facilita la coordinación de decisiones
3.- Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para
que la empresa opere eficientemente.
5.- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede
a la organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
las corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la
redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los
administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dónde
va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden
empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en
equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que
una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de
las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación
también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación
antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además
cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias. En
resumen los propósitos son:
1.- Disminuir el riesgo del fracaso
2. -Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. -Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4.-Asegurar el éxito en el futuro
Organización
Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para
alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de
combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de
la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades
y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a
que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura
organizativa.
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura
de la organización formal y no de la informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas.
Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como
de asesoría ("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente
al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto,
se encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son producción,
compras y distribución.
Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera
importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente
son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente
de las unidades de "staff" no se halla en la cadena de mando.
Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones
públicas, personales y legales.
Dirección
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las
metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales
para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las
relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para
lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización,
los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer
su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo,
equipos y trabajo en equipo y comunicación.
Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a
los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las
metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y
ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la
planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos,
éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan
a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar
que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer
una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas
reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para
checar que los planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
· Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer
niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales
de ventas para los vendedores.
· Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada
hora, día, semana, mes, año.)
· Determinar si existe alguna variación de los
niveles medios.
· Si existiera alguna variación, tomar medidas o una
mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción.
Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
