Proceso administrativo.
El proceso de
administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias
de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es
decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar,
muchos autores consideran que el administrador debe tener una función
individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la
esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que
se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del
siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones
específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y
el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es
el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.
Planeación
En la organización,
la planeación es el proceso de establecer metas y elegir los medios para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar
su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una
idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza
ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores
no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni
donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con
mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización.
La planeación es
fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la
empresa este orientada al futuro
2.- Facilita la
coordinación de decisiones
3.- Resalta los
objetivos organizacionales
4.- Se determina
anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere
eficientemente.
5.- Permite diseñar
métodos y procedimientos de operación.
6.- Evita
operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeación
es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización,
dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un
sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9.- Facilita el
control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
La planeación
reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija
los estándares para facilitar el control.
La planeación
establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como
a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la
organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar
a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo.
La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una
organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación
reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que
podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también
reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes
del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los
medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias. En resumen los
propósitos son:
1.- Disminuir el
riesgo del fracaso
2. -Evitar los
errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. -Administrar con
eficiencia los recursos de la empresa.
4.-Asegurar el
éxito en el futuro
Organización
Se trata de
terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos
de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la
estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que
se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura
organizativa.
Cuando hablamos de
estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal
y no de la informal.
La estructura
organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las
compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría
("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de
los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se
encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son producción, compras
y distribución.
Los gerentes
(unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a
los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son
proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de
las unidades de "staff" no se halla en la cadena de mando.
Ejemplo de dichas
unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personales y legales.
Dirección
Es la capacidad de
influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y
del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea
de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes
dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el
futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos
y trabajo en equipo y comunicación.
Control
Es la función
administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos
de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes,
muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El
control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del
control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en
el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican
las actividades para determinar si se ajustan
a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la
naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan
éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de
control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes
trazados se implanten en forma correcta.
La función de
control consta de cuatro pasos básicos:
· Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los
vendedores.
· Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes,
año.)
· Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
· Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción,
tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna
variación, continuar con la actividad.
